suy nghĩ

Là một nước rất nghèo về tài nguyên, động đất nhiều nhất thế giới, kinh tế bị tàn phá kiệt quệ sau Thế Chiến thứ II. Bằng cách nào mà Nhật Bản nhanh chóng phục hồi và tăng trưởng thần kỳ, trở thành nước có tiềm năng lớn thứ hai trên thế giới về kinh tế, khoa học kĩ thuật và tài chính?

Bí quyết thành công của họ hóa ra rất đơn giản:

Đúng giờ

Người Nhật rất  đúng giờ. Họ đến trước giờ hẹn tối thiểu 5 phút. Các cuộc họp chỉ bắt đầu khi tất cả thành phần đã có mặt. Vì vậy, đúng giờ là cực kỳ quan trọng. Ở ta, đi làm muộn nhiều như châu chấu. Lãnh đạo có khi phải ngồi đợi nhân viên tới họp trễ. Ngẫm lại thật xấu hổ.

Đúng hạn

Hạn đã định là không thay đổi bởi bất cứ lý do gì. Sở dĩ thời hạn không thể thay đổi là vì người Nhật đã lập kế hoạch và chuẩn bị mọi việc để thực hiện sau mốc thời hạn đó rồi. Ví dụ thời hạn ra mắt sản phẩm là 21/12/2009 thì địa điểm ra mắt đã được thuê, khách đã được mời, hợp đồng bán sản phẩm đã ký kết, … Do vậy công tác lập kế hoạch và ước lượng thời gian, nhân lực là quan trọng nhất. Với người Nhật, không có khái niệm trễ hạn, vì hạn đã định, phải bằng mọi giá hoàn thành công việc đúng tiến độ. Trễ hạn đồng nghĩa với việc không thể hợp tác với nhau được nữa.

Nghiêm túc, cẩn thận

Nghiêm túc và cẩn thận trong từng việc nhỏ nhất. Người Nhật cực kỳ cẩn thận. Làm một việc thì bao giờ cũng kiểm tra trước khi làm, kiểm tra trong khi làm và kiểm tra sau khi làm xong. Trước khi mang đồ đi giặt, họ kiểm tra túi quần, túi áo có quên gì không. Khi cho đồ vào máy giặt, họ kiểm tra lại từng cái một lần nữa. Và cuối cùng, sau khi giặt xong, họ lại lục túi quần, túi áo để kiểm tra. Chính vì cẩn thận một cách cực đoan như vậy mà chất lượng hàng Nhật luôn đứng đầu thế giới.

Chuẩn bị  kỹ lưỡng, chu đáo

Công tác chuẩn bị  được thực hiện sớm và kỹ lưỡng, chu đáo đến mức đáng kinh ngạc. Chúng tôi đến thăm Công ty phần mềm tên là OMRON Software. Có cả thảy 10 người tiếp đón và làm việc với chúng tôi. Vì chúng tôi đi khá xa (1 tiếng rưỡi), nên việc đầu tiên là họ mời chúng tôi vào rest room (nhà vệ sinh). Khi tới phòng họp, họ bố trí đúng 22 chỗ ngồi cho khách, không thừa, không thiếu. Đồng thời trên bàn đã đặt sẵn 22 món quà kỉ niệm. Họ chuẩn bị trình chiếu rất cẩn thận, không có chuyện lỗi phông chữ hay trục trặc máy chiếu như ở nhà ta. Lúc ra về, họ mời đi rest room một lần nữa. Xe đi một đoạn xa, tôi ngoái nhìn vẫn thấy họ đứng dàn hàng vẫy chào tạm biệt.

HoRenSo: Chủ động trong công việc

Đây là một trong những khẩu quyết mà người Nhật luôn ghi nhớ. HoRenSo viết tắt của ba chữ: Hokoku, nghĩa là báo cáo, Renraku: trao đổi, Sodan: hỏi ý kiến. Trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nhiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. HoRenSo nghĩa là chủ động trong công việc. Hiện nay, ở Trung tâm Phát triển phần mềm, nhân viên thử việc được đào tạo về “4 ngay”: chưa được giao việc hỏi ngay; nhận việc mà không hiểu hỏi ngay; trong lúc làm gặp vướng mắc nhờ giúp đỡ ngay; cuối cùng là xong việc báo cáo ngay. Đây chính là tinh thần HoRenSo. Có điều “4 ngay” tại Trung tâm chưa phát huy mạnh mẽ lắm.

3S: Ngăn nắp, khoa học

Một khẩu quyết nữa mà người Nhật áp dụng rất thành công là 3S. Để có môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và chuyên nghiệp, người Nhật làm 3 việc đơn giản sau:

• Seiri: Sàng lọc. Chỉ giữ thứ mình cần. Vứt bỏ vật dụng dư thừa, không cần thiết đi.
• Seiton: Sắp xếp. Sắp xếp mọi thứ sao cho khi cần là có ngay để dùng, không mất thời gian tìm kiếm.
• Seiso: lau chùi, dọn dẹp, kiểm tra hỏng hóc thường xuyên.

Bàn ghế, máy móc, vật dụng gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp làm tăng hiệu suất làm việc.

Ở ta chuyện tìm cái điều khiển máy điều hòa hay cái dập ghim mất 5, 10 phút hoặc không thể tìm thấy là chuyện bình thường, chẳng ai ngạc nhiên. Hay như việc tìm tài liệu trên máy tính của chính mình, toát mồ hôi không biết đã cất vào đâu, vẫn xảy ra thường xuyên.

Kaizen – Liên tục cải tiến

Đây là khẩu quyết quan trọng nhất, là chìa khóa đem lại thành công cho nền kinh tế Nhật Bản. Liên tục cải tiến, liên tục sáng tạo để nâng cao năng suất, chất lượng và giảm thiểu chi phí. Cải tiến có thể là rất nhỏ. Nhiều cải tiến nhỏ góp lại sẽ làm nên điều kỳ diệu. Kaizen chống lại cách nghĩ và cách làm theo lối mòn, trì trệ, kìm hãm phát triển.

Các Công ty ở Nhật  làm Kaizen như sau:

• Phổ biến ích lợi của Kaizen cho nhân viên mới.
• Phát động phong trào cải tiến, sáng tạo trong công việc. Đặt mục tiêu cho từng phòng ban, tổ nhóm phải có một số lượng sáng kiến nhất định trong kỳ thì mới được đánh giá cao.
• Khuyến khích Kaizen bằng thưởng lớn cho sáng kiến.
• Định kỳ tổ chức ngày hội cải tiến toàn công ty. Trong ngày hội này, các cải tiến đã áp dụng hiệu quả trong kỳ được xét trao giải, được tôn vinh.

Các bí quyết trên rất đơn giản nhưng có dễ thực hiện hay không lại hơi khó trả lời. Chúng ta đều thấy để thực hiện phải thay đổi nhận thức của chính mình, phải nghĩ khác và làm khác. Muốn vậy, lãnh đạo phải có kế hoạch hành động cụ thể, phải tiên phong thực hiện và truyền lửa cho cấp dưới.

Tôi tin rằng chúng ta sẽ làm được bởi lãnh đạo MISA có khát vọng và tầm nhìn, người MISA có niềm tin, có tài năng và tràn đầy nhiệt huyết!

Osaka, 19/12/2009

Lã  Hữu Hòa